Kamis, 10 November 2011

Manfaat Mangemen Perkantoran

1.   Memudahkan dalam mencari dokumen yang akan digunakan
2.   Membantu orang - orang yang membutuhkan data atau dokumen dalam sebuah kantor
3.   Menamnah wawasan bagi orang yang masih awam

Unsur Yang Terdapat dalam Managemen Perkantoran

1)     Ilmu Pengetahuan dan Seni
2)    Proses Melakukan kegiatan Managemen
3)    Pelaku, disesuaikan dengan Job Description masing- masing
4)    Peralatan dan materi yang akan digunakan
5)    Tempat terselenggaranya Managemen tersebut
6)    Dan yang paling penting, penetapan tujuan dari Managemen Perkantoran.

Managemen Perkantoran

Manegemen Perkantoran adalah sebuah aktivitas dimana dalam kesehariannya bekerja mengurusi dan menangani serta mengelola segala dokumen maupun asset didalam sebuah kantor atau perusahaan

Kamis, 06 Oktober 2011

Surat Lamaran Kerja Dalam Bahasa Inggris

SURAT LAMARAN KERJA DALAM BAHASA INGGRIS

SURAT LAMARAN KERJA DALAM BAHASA INGGRIS

Pembuatan Surat Lamaran Kerja

Kali ini kami akan membantu anda dalam hal pembuatan surat lamaran dalam bahasa Inggris, ada empat contoh surat lamaran yang ditampilkan disini. Semoga dapat membantu anda yang ingin bekerja diperusahaan luar negeri. Selamat Bekerja dan Semoga anda dapat diterima bekerja di perusahaan yang anda inginkan. Terima kasih

Contoh Pertama Surat Lamaran Kerja

Ika membaca di Harian Suara Pembaruan edisi 12 Agustus 1993 iklan lowongan kerja untuk posisi sales representatives untuk wilayah kerja yang mencakup Bandung, Sumedang dan Cianjur.
Pada hari itu juga ia menulis surat lamaran kepada Direktur Personalia sekaligus menyampaikan tiga hal pokok yang diminta oleh iklan tersebut: riwayat pekerjaan, umur dan jumlah gaji yang diinginkan.
Surat lamaran kerja 1
Contoh Pertama
Arti/Terjemahan dan Catatan:
1. Please treat in strict confidence.
Mohon sangat dirahasiakan.
2. In answer to your advertisement in today’s issue of the Suara Pembaruan, I give below the particulars requested.
Menjawab iklan Anda dalam Suara Pembaruan edisi hari ini, saya sampaikan di bawah ini hal-hal yang disyaratkan.
3. I am at present employed with PT Wahana Niaga, of Jakarta, having been with them for three years as their representative covering the territories you mention in your advertisement.
Pada saat sekarang saya bekerja di PT Wahana Niaga, Jakarta, bersama mereka selama tiga tahun sebagai representative mereka mencakup wilayah yang Anda maksudkan dalam iklan Anda.
4. My only reason for wishing to make a change is that I may improve position.
Satu-satunya alasan saya ingin melakukan perubahan adalah agar saya dapat mengembangkan posisi.
5. Prior to my present work, I learned the business with PT Sinar Dagang and was with them for seven years, during the last three of which I was Sales Representative in the West Java.
Sebelum pekerjaan saya yang sekarang, saya mempelajari bisnis ini di PT Sinar Dagang dan bersama mereka selama tujuh tahun, dalam tiga tahun yang terakhir saya menjadi Sales Representative di Jawa Barat.
6. Date of birth.
Tanggal lahir.
7. I am asking a salary of Rp 15,000,000.00 per annum, but if it is your wish to pay on a salary plus commission basis I should be pleased to discuss the matter with you.
Saya meminta gaji Rp 15.000.000,00 per tahun, akan tetapi bila Anda ingin membayar berdasarkan gaji ditambah komisi, saya akan dengan senang hati membicarakan hal ini dengan Anda.
8. May I stress that I am particularly interested in the youth market and have considerable experience of it.
Dapat saya tekankan bahwa saya khususnya tertarik pada pasar kalangan muda dan mempunyai pengalaman yang dapat dipertimbangkan untuk pasar itu.
9. I know the buyers intimately in the areas I have covered.
Saya mengenal dekat para pembeli di wilayah yang telah saya cakupi.
10. I have a small car.
Saya memiliki sebuah mobil kecil.
11. I hope that I may be granted an interview.
Saya berharap bahwa saya diberi waktu wawancara.

Manajemen Perkantoran

Berdasarkan pemahaman mengenai organisasi dan manajemen secara umum, pengertian manajemen perkantoran adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan).
Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor atau tata usaha sering juga disebut paper work (`pekerjaan kertas’) atau clerical work (‘pekerjaan tulis-menulis’) karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis-menulis atau berkaitan dengan kertas. Namun, secara luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Keterangan-keterangan itu mencakup surat-surat, dokumen, keputusan yang pernah diambil, agenda kerja, perintah, laporan, prosedur kerja, data karyawan, inventarisasi kekayaan organisasi, dan sehagainya.

Peranan pekerjaan kantor antara lain menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya. Pekerjaan kantor biasanya merupakan akibat dari kegiatan pokok (operatif) organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan susu mempunyai kegiatan pokok mengolah susu segar menjadi susu bubuk. Dalam menjalankan kegiatan pokok tersebut dengan sendirinya perusahaan ini harus menerima pesanan konsumen, mencatat bahan baku yang dibelinya, menghitung produk yang dihasilkan, mendata jam kerja karyawan, membuat akta pendirian perusahaan, mengurus perizinan usaha, menghitung dan membayar pajak, dan sebagainya yang semuanya melibatkan pekerjaan kantor.
Salah satu ciri pekerjaan kantor memang bersifat pelayanan, artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain. Ciri lainnya adalah berkaitan dengan seluruh unsur organisasi, dan bahkan dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi. Misalnya, seorang manajer yang menyimpan surat perintah rahasia dari atasannya sebenarnya melakukan tugas pengarsipan. Semua karyawan yang mengisi kartu presensi ketika masuk kantor sebenarnya juga melakukan sebagian pekerjaan tata usaha.
Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor antara lain meliputi pengolahan arsip dan iventarisasi, komunikasi internal dan ekstemal. tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha kepegawaian. dan penataan ruang kantor. Semua itu bisa dilakukan oleh satu unit tersendiri (misalnya manajemen kantor) atau dibagi-bagi ke dalam beberapa unit. Bahkan dalam organisasi yang kecil tidak jarang semua pekerjaan itu dilimpahkan kepada seorang saja, misalnya sekretaris.
Menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh George Terry. pada umumnya waktu kerja di dalam sebuah kantor dipergunakan untuk tujuh macam kegiatan dengan perbandingan sebagai herikut:
a. mengetik 24,60%
b. menghitung 19,50%
c. memeriksa 12,30%
d. menyimpan arsip 10,30%
e. menelepon 8,80%
f. menggandakan 6,40%
g. mengirim surat 5,50%
h. lain-lain 12,70%
Total 100,00%

Asas-Asas Administrasi Kantor
Pekerjaan kantor dapat dijalankan dengan sistem sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan kedua-duanya. Dengan sistem setaralisasi pekerjaan kantor dijalankan oleh satu kantor pusat atau satu unit tertentu saja. Bila organisasi mencakup banyak bidang-bagian, maka diperlukan desentralisasi. di mana sebagian pekerjaan kantor dilaksanakan oleh unit administrasi masing-masing bagian. Pada banyak organisasi, prinsip sentralisasi dan desentralisasi kerap digabungkan. administratif yang khusus berkaitan langsung dengan pekerjaan unit tertentu dikerjakan oleh bagian administrasi unit yang bersangkutan, sementara hal-hal yang umum ditangani oleh sebuah kantor pusat.

Yang sangat penting adalah bahwa pekerjaan kantor perlu dikelola seefektif dan seefisien mungkin. Berikut ini adalah beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran.
Asas administrasi perkantoran
a. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu demi mencapai tujuan tertentu. Misalnya, semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. Kalau tidak, berarti surat atau arsip tersebut tidak diperlukan. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya, bukannya dibiarkan tumbuh atau jalan dengan sendirinya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

b. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit hendaknya dihindarkan bila memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah. Penyederhanaan juga berarti sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

c. Asas Penghematan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sehemat mungkin, yakni cara yang paling mudah (menghemat pikiran), yang paling ringan (menghemat gerak dan tenaga), yang paling cepat (menghemat waktu), yang paling dekat (menghemat ruang), yang paling murah (menghemat biaya).

d Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, bila ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas saja, maka salah satu petugas harus ditiadakan atau diberi tugas lain yang lebih diperlukan. Contoh lain, bila semua pekerjaan surat menyurat telah dapat dilakukan dengan memakai komputer dan printer, maka mesin tik yang ada di kantor tidak lagi berguna sehingga bisa dijual saja.

e. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat hendaknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan pada satu orang petugas, atau untuk pencetakan dari lima pesawat komputer cukup disediakan satu buah printer saja

Fungsi Manajemen Kantor


Setiap kantor dihadapkan pada situasi bagaimana menerapkan fungsi manajerial (planning, organizing, actuating dan conaalling) ke dalam kantor. Fungsi manajemen kantor meliputi:

a. Perencanaan (planning)
adalah kegiatan untuk menentukan arah aktivitas kantor akan diarahkan/dilaksanakan. Oleh karena itu, perlu ditinjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi situasi kantor di masa depan sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Faktor-faktor tersebut seperti:
• Mengembangkan sistem operasional kantor. termasuk merancang sistem infOrmasi, prosedur kerja, tata ruang. telekomunikasi, otomatisasi, dan manajemen arsip.
• Merancang standar dokumen kantor.
• Menyusun standar kualitas kerja.
• Menyusun anggaran kegiatan administratif.

b. Pembagian tugas dalam ruang lingkup organisasi (organizing).
• Melakukan koordinasi terhadap sumber daya manusia
Artinnya, membagi pekerjaan agar lebih efisien, kemudian menunjuk orang-orang yang berkompeten untuk mengerjakannya (the right man on the right place). Pengorganisasian ini berarti membina/menciptakan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan

• Memastikan utilitas alat/mesin secara optimum,
Pengorganisasian ini tidak hanya melakukan koordinasi terhadap personel tetapi menyediakan peralatan/perlengkapan yang sesuai untuk mempermudah personel melakukan tugasnya. Misalnya. jika sekretaris berada di lantai delapan gedung kantor, maka mesin foto kopi jangan hanya disediakan di lantai satu, tetapi disediakan pula di lantai delapan.

c. Pengarahan (actuating).
Pengarahan dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat melaksanakan tugas yang telah diberikan sesuai dengan harapan, target, dan sasaran.
• Hal ini berarti melakukan pengarahan dengan memberikan semangat dan dorongan kepada segenap karyawan sehingga dapat dan mampu bekerja dengan penuh semangat sesuai dengan harapan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Memberikan kesempatan pengembangan diri melalui pendidikan dan pelatihan.
• Memotivasi karyawan supaya mau dan mampu bekerja.
d. Pengendalian (controlling).
• Memastikan bahwa sasaran dan hal-hal yang telah direncanakan sudah tercapai.
• Mengendalikan biaya anggaran kantor.


Cara Penulisan Surat Lamaran Pekerjaan

Berikut adalah cara-cara penulisan surat lamaran yang dapat anda gunakan sebagai referensi


surat lamaran

Anda bisa bayangkan berapa jumlah lamaran di meja manajer HRD pada hari penutupan lowongan. Mungkin cuma puluhan, mungkin juga ratusan. Karena itu, membuat surat lamaran diperlukan seni tersendiri agar yang Anda buat tidak berakhir di tempat sampah. Ada dua hal yang harus diperhatikan di sini. Pertama, surat Lamaran Anda harus sesuai dengan aturan, ini berkaitan dengan fisik surat, struktur surat, dan tampilan. Kedua, surat Anda harus mempunyai inner beauty, ini berkaitan dengan cara penulisan surat lamaran, pilihan bahasa dan maksud yang ingin disampaikan.

Bagaimana Menulis Sesuai dengan Aturan?
Secara umum struktur surat lamaran dibagi atas alamat surat, alamat pengirim, tanggal surat, salam pembuka, isi surat dan salam penutup.
a. Alamat pengirim. Terdiri dari nama, alamat, nomor telepon, atau email. Alamat pengirim dicantumkan di sebelah kanan atas. Pastikan semuanya mudah dibaca.
Contoh:
Andini Wijaya, SE
J1. Kebun Jeruk 24
Telp. 0274-672678
HP 08133441234
e-mail: andiniwijaya@yahoo.com
b.    Tanggal. Tulislah tanggal penulisan lamaran sebagai indikasi tanggal informasi dan hal-hal lain yang berhubungan. Tanggal surat dicantumkan dua atau tiga baris di bawah alamat pengirim. Contoh: Jakarta, 22 September 1976.
c.    Nama yang dituju dan jabatannya. Dapatkan nama orang yang dituju, diikuti dengan nama jabatan, nama perusahaan, alamat, kota, dan kode pos. Kode jabatan atau nomor referensi untuk posisi yang telah diiklankan. Untuk yang tidak diiklankan, cukup ditulis nama jabatan. Nama perusahaan harus ditulis lengkap di baris pertama, diikuti nama gedung di baris kedua, dan nama jalan pada baris berikutnya.
d.    Salam pembuka. Coba cari salam yang bersifat umum dan formal, jangan terlalu kedaerahan atau religius.
e.    Alinea pembuka. Sebaiknya di bagian ini berisi ringkasan dari tujuan surat. Namun, harus diingat bahwa ada skor tersendiri bagi pembaca dalam mengidentifikasi iklan atau posisi yang Anda lamar pada bagian awal surat Anda. Karena itu, biarkan kalimat pembukaan ini jelas dan langsung pada pokok persoalan. Kalimat kedua surat lamaran kerja Anda harus dapat menarik perhatian si pembaca.
f. Alinea kedua. Di bagian ini, usahakan mengarahkan surat pada visi dan mini, kebutuhan, tujuan
perusahaan, serta bagaimana Anda bisa memberikan kontribusi pada mereka. Di alinea ini, bukan hanya kualifikasi yang tertulis dalam CV, tetapi juga pendidikan, keterampilan, hobi, dan karakteristik lainnya yang relevan, bisa memberikan nilai tambah bagi Anda. Inilah yang akan membuat Anda berbeda dengan para pelamar lain meskipun berlatar belakang pendidikan yang sama.
g. Alinea penutup. Bagian penutup sebaiknya diisi ucapan terima kasih dan harapan Anda, yang menginginkan untuk mendapatkan balasan dari pihak perusahaan.
h.    Salam penutup. Gunakan salam penutup yang baik dan lazim.
i.    tangan dan nama terang.

Pemikiran Kuno Mengenai Dunia Sekretaris


Sekretaris

Anggapan Tentang Sekretaris

Apa sih yang langsung terlintas di benakmu begitu mendengar kata “sekretaris“? Apakah wanita cantik berpakaian seksi yang kerjaannya ngikutin terus ke mana pun atasannya pergi? Ataukah wanita berkacamata tebal, berdandan ala kadarnya, dengan setumpuk pekerjaan? Hayooo… manakah yang ada dalam bayangan kamu? Yang manapun itu, kayaknya harus dibilang kalau bayanganmu itu tidak tepat.
Lho, kenapa? Sebab menjadi sekretaris tidak berarti harus cantik dan berpakaian seksi. Tapi, so, pasti juga bukan berdandan ala kadarnya. Meski ada sekretaris yang memang bekerja mendampingi atasannya ke mana pun atasan itu pergi, hal tersebut tidak terjadi setiap waktu.
Sayangnya, sebagian masyarakat kita menganggap bahwa sekretaris itu, ya.. seperti salah satu gambaran di atas. Tidak hanya dari segi penampilan luar saja, profesi sekretaris pun mendapat image buruk dari sisi lingkup pekerjaannya. Sekretaris identik dengan pekerjaan juru ketik yang tidak membutuhkan kecerdasan. Selain itu, profesi ini dianggap lebih cocok untuk kaum hawa. Padahal pekerjaan sebagai seorang sekretaris sebenarnya tidak hanya dikhususkan bagi kaum hawa saja.

Mengenal Sejarah Sekretaris Antara Pria dan Wanita

Sejarah Sekretaris

Mengenal Dominasi Pria dan Perempuan dalam Sejarah Sekretaris

Dominasi Kaum Pria
Dalam Sejarah sekretaris sudah muncul sejak berabad-abad yang lalu. Pada masa Kekaisaran Romawi, sekretaris menjadi tangan kanan sang kaisar. Sekretaris pun memegang peranan penting di masa kejayaan Renaissance. Segala keadaan raja/kaisar diketahui oleh sekretarisnya karena biasanya raja mencurahkan hati padanya. Dan tugas sekretaris pada masa itu ialah menyelesaikan masalah negara dan bangsa. Maka dari itu, sekretaris haruslah seseorang yang benar-benar bisa dipercaya sang raja.
Seiring berjalannya waktu, serta dengan semakin berkembangnya industri dan perdagangan, mulailah muncul kelas menengah yang disebut dengan istilah “nouveau riche”. Istilah ini dipakai untuk menyebut orang-orang kaya baru, para politisi, dan penguasa. Mereka butuh seseorang yang dapat dipercaya dan bisa berbagi rasa. Sama halnya dengan para raja/kaisar di masa lalu, orang-orang dari kelas menengah mempekerjakan sekretaris untuk mengatur kegiatan surat meyurat, keuangan, perjanjian-perjanjian, serta mengatur siapa saja yang berkenan/tidak berkenan mereka temui.
Dominasi Perempuan
Setelah lama didominasi kaum pria, tugas mengurus dokumen-dokumen dan klerikal secara perlahan-lahan diambil alih oleh kaum perempuan menjelang akhir abad ke-19. Tepatnya, sejak ditemukannya mesin ketik, yaitu sekitar tahun 1880-an, kaum perempuan mulai memasuki bidang kesekretarisan ini. Pekerjaan ini merupakan kesempatan pertama bagi kaum perempuan untuk bekerja di dunia bisnis karena pada saat itu kebanyakan kaum perempuan hanya bekerja sebagai guru atau pengasuh anak dan orang tua lanjut usia. Ketika pecah Perang Dunia I sampai berakhirnya Perang Dunia II, seiring dengan makin bertambahnya kebutuhan akan tentara di medan perang, posisi sekretaris mulai didominasi oleh kaum perempuan. Sejak saat itu, Sejarah Sekretaris selalu diidentikkan sebagai pekerjaan khusus perempuan.
Namun ketika perempuan menekuni bidang ini, pamor sekretaris menjadi buruk. Lingkup tugasnya menyempit. Dalam sejarah sekretaris, Perempuan yang bekerja sebagai sekretaris hanya diberi tugas mengetik, sehingga tidaklah heran kalau pengetahuan mereka sebatas pada pengoperasian mesin ketik. Peran mereka hanya sebagai juru ketik yang menyalin buah pikiran dan kebijakan yang dicetuskan pria ke atas kertas melalui mesin ketik, tanpa perlu tahu apa maknanya.
Profesi sekretaris tidaklah dianggap terhormat seperti dulu. Keadaan memburuk dengan adanya demonstrasi di Amerika yang dipimpin oleh Mrs. Sarah Martin Tisdale, selaku direktur National League for the Preservation of the American House. Semua orang yang ikut serta dalam demonstrasi ini tidak menerima perempuan berada ditengah-tengah kaum lelaki selama berjam-jam. Dunia bisnis saat itu memang didominasi oleh kaum pria. Mereka menyerukan bahwa perempuan yang bekerja sebagai juru ketik akan menyebabkan kemerosotan moral.
Lalu pada tahun 1911, seorang wanita bernama Katharine Gibbs dari Rhode Island mendirikan sebuah lembaga pendidikan bisnis untuk memberikan pelatihan pada para perempuan yang bekerja sebagai juru ketik. Mereka diberi keterampilan lain sehingga dapat menjadi pekerja yang profesional, tidak hanya pandai mengetik saja.
Menurut Katharine, kemampuan berkomunikasi yang baik serta perilaku yang baik dan sopan-santun akan memberi nilai tambah bagi para juru ketik. Usahanya ternyata membuahkan hasil yang baik. Sejak saat itu, kaum perempuan tidak hanya berperan sebagai juru ketik saja dalam dunia bisnis.