Fungsi Manajemen Kantor

Setiap kantor dihadapkan pada situasi bagaimana menerapkan fungsi manajerial (planning, organizing, actuating dan conaalling) ke dalam kantor. Fungsi manajemen kantor meliputi:

a. Perencanaan (planning)
adalah kegiatan untuk menentukan arah aktivitas kantor akan diarahkan/dilaksanakan. Oleh karena itu, perlu ditinjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi situasi kantor di masa depan sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Faktor-faktor tersebut seperti:
• Mengembangkan sistem operasional kantor. termasuk merancang sistem infOrmasi, prosedur kerja, tata ruang. telekomunikasi, otomatisasi, dan manajemen arsip.
• Merancang standar dokumen kantor.
• Menyusun standar kualitas kerja.
• Menyusun anggaran kegiatan administratif.
b. Pembagian tugas dalam ruang lingkup organisasi (organizing).
• Melakukan koordinasi terhadap sumber daya manusia
Artinnya, membagi pekerjaan agar lebih efisien, kemudian menunjuk orang-orang yang berkompeten untuk mengerjakannya (the right man on the right place). Pengorganisasian ini berarti membina/menciptakan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan
• Memastikan utilitas alat/mesin secara optimum,
Pengorganisasian ini tidak hanya melakukan koordinasi terhadap personel tetapi menyediakan peralatan/perlengkapan yang sesuai untuk mempermudah personel melakukan tugasnya. Misalnya. jika sekretaris berada di lantai delapan gedung kantor, maka mesin foto kopi jangan hanya disediakan di lantai satu, tetapi disediakan pula di lantai delapan.
c. Pengarahan (actuating).
Pengarahan dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat melaksanakan tugas yang telah diberikan sesuai dengan harapan, target, dan sasaran.
• Hal ini berarti melakukan pengarahan dengan memberikan semangat dan dorongan kepada segenap karyawan sehingga dapat dan mampu bekerja dengan penuh semangat sesuai dengan harapan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Memberikan kesempatan pengembangan diri melalui pendidikan dan pelatihan.
• Memotivasi karyawan supaya mau dan mampu bekerja.
d. Pengendalian (controlling).
• Memastikan bahwa sasaran dan hal-hal yang telah direncanakan sudah tercapai.
• Mengendalikan biaya anggaran kantor.